اکسل در حسابداری (قسمت دوم)

اکسل در حسابداری (قسمت دوم)

وبسایت آموزشی اکسل

اکسل در حسابداری (قسمت دوم)

به نام خداوند بخشنده و مهربان، با قسمت دوم آموزش اکسل در حسابداری خدمت شما عزیزان و سروران گرامی هستیم. در این قسمت از آموزش قصد داریم یکسری از ابزارهای کاربردی مورد استفاده حسابداران را بصورت پروژه محور خدمتتان عرض کنم.

در جلسه اول اکسل در حسابداری جدولی را برای ثبت رویدادهای مالی طبق تصویر زیر تعریف نمودیم:

اکسل در حسابداری (قسمت دوم)
اکسل در حسابداری (قسمت دوم)

ایجاد لیست کشویی در Data validation

حال قصد داریم رویه ای پیاده سازی کنیم که اگر روی سلول های B2:B10 کلیک شد، عناوین تراکنش بصورت یک لیست به مخاطب نمایش داده شود، بدین منظور می بایست ابتدا محدوده عناوین تراکنش را انتخاب کنیم:

ایجاد لیست کشویی در Data validation
ایجاد لیست کشویی در Data validation

سپس برای این محدوده انتخابی یک عنوان در قسمت Name Box درنظر بگیریم. به منظور درک بهتر به تصویر زیر دقت کنید:

ایجاد لیست کشویی در Data validation
ایجاد لیست کشویی در Data validation

همانطور که در تصویر فوق مشاهده می کنید، برای محدوده انتخابی عنوان “عنوان_تراکنش” را درنظر گرفتیم.

حال محدوده B2:B10 را برای مقداردهی انتخاب و سپس برروی ابزار Data Validation از سربرگ Data کلیک خواهیم نمود(تاکید میکنم ابتدا محدوده را حتما انتخاب کنید):

ایجاد لیست کشویی در Data validation
ایجاد لیست کشویی در Data validation

در این قسمت می بایست مقدار Data Validation را روی List تنظیم کنید:

ایجاد لیست کشویی در Data validation
ایجاد لیست کشویی در Data validation

در ادامه مقدار Source این بخش را روی همان عنوان محدوده که تعریف نمودیم، (عنوان_تراکنش) تنظیم کنید:

ایجاد لیست کشویی در Data validation
ایجاد لیست کشویی در Data validation

همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده ما مقدار Source را برابر با عنوان محدوده انتخابی یعنی = عنوان_تراکش قرار دادیم. حال با زدن دکمه OK مقادیر لیست به محدوده انتخابی ما (B2:B10) همانند تصویر زیر اختصاص خواهد یافت:

ایجاد لیست کشویی در Data validation
ایجاد لیست کشویی در Data validation

حال برای پرداخت کننده و دریافت کننده به ترتیب عناوین پرداخت_کننده و دریافت_کننده را درنظر بگیرید و به محدوده های D2:D10 و E2:E10 اختصاص دهید.

تعریف فرمت سفارش در Custom Format اکسل

حال نوبت ثبت تاریخ برنامه حسابداری شخصی ما خواهد بود. تاریخ به دو صورت زیر قابل ثبت است:

  • تاریخ بدون درنظر گرفتن / همانند 13990101
  • تاریخ با درنظر گرفتن / همانند 01/01/1399

گزینه دوم یعنی استفاده از / در تاریخ پیشنهاد مناسبی نیست زیرا ما در گزارشات قصد داریم مبالغ فی ما بین دو تاریخ را استخراج کنیم لذا با وجود این کارکتر کمی گزارشگیری سخت خواهد شد لذا بهترین گزینه استفاده از تاریخ بدون کارکتر / و استفاده از فرمت سفارشی(Custom Format) است.

محدوده تاریخ را همانند تصویر زیر انتخاب کنید:

تعریف فرمت سفارش در Custom Format اکسل
تعریف فرمت سفارش در Custom Format اکسل

حال با راست کلیک کردن و انتخاب گزینه Format Cells و یا استفاده از کلیدمیانبر Ctrl + 1 پنجره زیر را مشاهده خواهید نمود:

تعریف فرمت سفارش در Custom Format اکسل
تعریف فرمت سفارش در Custom Format اکسل

از پنجره فوق، قسمت Custom را انتخاب کنید و سپس فرمت ####\/##\/## را درج کنید:

تعریف فرمت سفارش در Custom Format اکسل
تعریف فرمت سفارش در Custom Format اکسل

حال با زدن OK و درج تاریخ بصورت 13990101 بصورت کاملا اتوماتیک تاریخ فرمت 1399/01/01 خواهد گرفت.

در ادامه نمونه ای از ثبت رکورد در برنامه حسابداری شخصی را مشاهده خواهید نمود:

تعریف فرمت سفارش در Custom Format اکسل
تعریف فرمت سفارش در Custom Format اکسل

شاید برای شما سوال باشد که چگونه بعد از ثبت داده در برنامه بدون استفاده از کلیک موس به سلول بعدی ارجاع داده می شود، شما با استفاده از کلید TAB قادر به پرش به سلول بعدی خواهید بود.

البته بهتر است مبالغ ستون F را بصورت سه رقم سه رقم تفکیک تا خوانایی بیشتر داشته باشد که این عمل با انتخاب محدوده و زدن کلیدمیانبر Ctrl + Shift + 1 امکان پذیر است. خروجی ما پس از تفکیک سه رقم بصورت زیر خواهد بود:

تعریف فرمت سفارش در Custom Format اکسل
تعریف فرمت سفارش در Custom Format اکسل

همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید، مبالغ ما علاوه بر تفکیک سه رقم سه رقم با دو رقم اعشار نمایش داده می شود که ما می توانیم این تعداد اعشار را صفر کنیم. بدین منظور تنها کافیه همانند تصویر عمل کنید:

تعریف فرمت سفارش در Custom Format اکسل
تعریف فرمت سفارش در Custom Format اکسل

بسیار عالی، تبریک میگم تا اینجای کار بسیار خوب پیش آمدیم حال اجازه بدین ادامه مبحث آموزشی را به جلسه بعدی موکول کنیم.

در پایان امیدواریم اکسل در حسابداری (قسمت دوم) مورد رضایت شما عزیزان و حسابداران محترم قرار گرفته باشد لذا در صورت وجود هرگونه انتقاد و پیشنهاد می توانید آن را در قسمت نظرات برای ما ارسال نمایید. با تشکر

پیشنهاد ما به شما