اکسل در حسابداری (قسمت سوم)

وبسایت آموزشی اکسل

اکسل در حسابداری (قسمت سوم)

به نام خداوند بخشنده و مهربان در قسمت سوم آموزش اکسل در حسابداری قصد داریم شمارا با لیست های کشویی همراه با آپدیت اتوماتیک آشنا کنیم لذا از شما خواهشمندیم تا پایان این جلسه از آموزش نیز مارا همراهی کنید. باتشکر

برای شروع ما پایگاه داده خود را با اتفاقات مالی همانند تصویر زیر تکمیل نمودیم:

اکسل در حسابداری (قسمت سوم)
اکسل در حسابداری (قسمت سوم)

حال فرض کنید قصد دارم تعدادی عناوین تراکنش به لیست کشویی خود اضافه کنم. خب طبق معمول در ادامه فیلد عنوان تراکنش، عناوین خود را همانند تصویر زیر اضافه خواهم نمود:

اکسل در حسابداری (قسمت سوم)
اکسل در حسابداری (قسمت سوم)

حال اگر لیست کشویی مربوط به عنوان تراکنش را باز کنید قطعا مشاهده خواهید نمود که این عناوین جدید، به لیست ما اضافه نشده اند زیرا لیست ما قابلیت آپدیت اتوماتیک را نخواهد داشت.

اکسل در حسابداری (قسمت سوم)
اکسل در حسابداری (قسمت سوم)

به منظور رفع این مشکل می بایست یک لیست پویا توسط Table ایجاد کنیم که با اضافه شدن داده ی جدید قابلیت بروزرسانی را داشته باشد.

ایجاد لیست کشویی با آپدیت اتوماتیک در اکسل

در اولین قدم شما می بایست تمامی محدوده های تعریف شده را با مراجعه به سربرگ Formula و کلیک برروی Name Manager همانند تصویر زیر ابتدا انتخاب و سپس حذف کنید زیرا دیگر به آنها نیازی نداریم:

ایجاد لیست کشویی با آپدیت اتوماتیک در اکسل
ایجاد لیست کشویی با آپدیت اتوماتیک در اکسل

در ادامه محدوده عنوان تراکنش را همانند تصویر زیر انتخاب می کنم:

ایجاد لیست کشویی با آپدیت اتوماتیک در اکسل
ایجاد لیست کشویی با آپدیت اتوماتیک در اکسل

حال با زدن کلیدمیانبر Ctrl + T همانند تصویر زیر درخواست تبدیل محدوده به جدول را صادر می کنیم:

ایجاد لیست کشویی با آپدیت اتوماتیک در اکسل
ایجاد لیست کشویی با آپدیت اتوماتیک در اکسل

در پنجره Create Table (تصویر فوق) ابتدا شما محدوده ای که درخواست تبدیل آن را دارید مشاهده و با فعال کردن تیک My table has headers سطر اول محدوده را به عنوان سرتیتر جدول شناسایی خواهید کرد.

حال با کلیک کردن برروی OK خروجی ما بصورت زیر خواهد بود:

ایجاد لیست کشویی با آپدیت اتوماتیک در اکسل
ایجاد لیست کشویی با آپدیت اتوماتیک در اکسل

همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید، حال ما یک جدول داریم که یکی از خصوصیات آن گسترش محدوده جدول بصورت اتوماتیک است.

البته اگر با مزایای استفاده از جدول در اکسل آشنایی ندارید پیشنهاد می کنیم پست آموزشی ” تا چه میزان با قابلیت های ابزار Table در نرم افزار اکسل آشنا هستید ؟” را مطالعه کنید.

حال همانند جلسه دوم آموزش اکسل در حسابداری می بایست اینبار برای محدوده تبدیل شده به Table یک عنوان درنظر بگیریم که ما مجدد از همان عنوان قبلی یعنی “عنوان_تراکنش” استفاده خواهیم نمود:

ایجاد لیست کشویی با آپدیت اتوماتیک در اکسل
ایجاد لیست کشویی با آپدیت اتوماتیک در اکسل

حال از آنجایی که سابق در بخش List ابزار Data Validation از عنوان “عنوان_تراکنش” برای فیلد عنوان تراکنش استفاده نمودیم لذا دیگر نیاز به مقداردهی مجدد محدوده ها نیست زیرا بصورت اتوماتیک محدوده جدید با همان عنوان جایگزین محدوده قبلی خواهد شد:

ایجاد لیست کشویی با آپدیت اتوماتیک در اکسل
ایجاد لیست کشویی با آپدیت اتوماتیک در اکسل

همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید، محدوده ای جدید که یک Table است بصورت لیست کشویی در فیلد عنوان تراکنش قابل مشاهده است با این تفاوت که دیگر همراه با آپدیت اتوماتیک است.

به منظور درک بهتر از این آپدیت اتوماتیک اجازه بدین یک عنوان تراکنش جدید ایجاد و نتیجه بروزرسانی لیست را مشاهده کنیم:

ایجاد لیست کشویی با آپدیت اتوماتیک در اکسل
ایجاد لیست کشویی با آپدیت اتوماتیک در اکسل

همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید، با اضافه شدن یک عنوان تراکنش جدید قطعا لیست ما بصورت اتوماتیک آپدیت خواهد شد. حال می بایست فیلد عناوین پرداخت کننده و دریافت کننده را همانند فیلد عنوان تراکنش تبدیل به جدول کنیم تا لیست این بخش نیز با آپدیت اتوماتیک همراه باشد.

برای جلسه سوم آموزش اکسل در حسابداری گفته شده کفایت می کند لذا در صورت وجود هرگونه انتقاد و پیشنهاد می توانید آن را در قسمت نظرات برای ما ارسال نمایید. با تشکر از همراهی شما.

پیشنهاد ما به شما