اکسل در حسابداری (قسمت ششم)

اکسل در حسابداری (قسمت ششم)

وبسایت آموزشی اکسل

اکسل در حسابداری (قسمت ششم)

با نام و یاد خداوند بخشنده و مهربان، در اکسل در حسابداری (قسمت ششم) قصد داریم به شما نحوه تهیه گزارشات ساده از برنامه حسابداری شخصی را آموزش دهیم البته در این قسمت از آموزش، تهیه این نوع گزارشات را توسط توابع اکسل انجام خواهیم داد درحالیکه خود اکسل به تنهایی ابزارهای پرقدرتی در خصوص تهیه گزارشات امثال Pivot Table ارائه نموده است که در جلسات آتی پیرامون آنها مفصل صحبت خواهیم نمود. با ما تا پایان این پست آموزشی همراه باشین.

چگونه از اکسل گزارش بگیریم؟

اگر خاطرتان باشد در جلسه قبل (قسمت پنجم اکسل در حسابداری) پیرامون مزایای Table صحبت نمودیم که البته اگر تا به این لحظه شما عزیزان مزایای این قابلیت اکسل را مطالعه نکردین، پیشنهاد می کنیم مطلب مزایای استفاده از Table را یکبار مطالعه بفرمایید.

بطور خلاصه یکی از مزایای استفاده از جدول(Table)، استفاده از توابع پرکاربرد آن با چند کلیک ساده است که بصورت اتوماتیک برروی فیلدهای جدول اعمال می شود

به منظور فعال کردن این مزیت تنها کافی است با انتخاب جدول، از سربرگ Design گزینه Total Row را فعال نمایید:

چگونه از اکسل گزارش بگیریم؟
چگونه از اکسل گزارش بگیریم؟

با فعال کردن گزینه Total Row یک سطر جدید با عنوان Total  به آخرین سطر جدول شما همانند تصویر زیر اضافه می گردد:

چگونه از اکسل گزارش بگیریم؟
چگونه از اکسل گزارش بگیریم؟

وظیفه این سطر استفاده از توابع کاربردی اکسل همانند جمع، میانگین، کمترین مقدار، بیشترین مقدار و … است که ما در این بخش تنها به تابع SUM و یا به عبارتی فرمولی که جمع مقادیر را محاسبه می کند نیاز داریم.

لذا همانند تصویر زیر تابع SUM را برای فیلد مبلغ(ریال) انتخاب خواهیم نمود:

چگونه از اکسل گزارش بگیریم؟
چگونه از اکسل گزارش بگیریم؟

با انتخاب این تابع(SUM) ما جمع مبالغ موجود در فیلد مبلغ(ریال) که برابر با 4,085,000 ریال است را محاسبه نمودیم.

این یک گزارش ساده از جمع کل هزینه های ثبت شده در برنامه حسابداری شخصی ما بود. حال اگر بخواهیم فقط جمع هزینه های کرایه تاکسی را محاسبه کنیم، چطور؟ و یا محاسبه هزینه های پرداخت شده در یک بازه تاریخی مشخص! تکلیف چی است؟

در این قسمت از اکسل، ابزاری تحت عنوان فیلتر(Filter) رونمایی شد که به شما قابلیت فیلتر و تفکیک داده ها را خواهد داد. در ادامه ی مبحث با این ابزار بیشتر آشنا خواهید شد.

آموزش فیلترگذاری در اکسل(Filter)

همانطور که در قسمت فوق مورد اشاره قرار گرفت، شما با استفاده از ابزار Filter قادر به تفکیک داده های یک فیلد جدول(Table) خواهید بود.

به منظور درک بهتر به تصویر زیر دقت کنید:

آموزش فیلترگذاری در اکسل(Filter)
آموزش فیلترگذاری در اکسل(Filter)

همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید، ما قصد تفکیک فیلد عنوان_تراکنش را داریم لذا ابتدا با برداشتن تیک Select All، سپس تیک گزینه کرایه تاکسی را همانند تصویر زیر انتخاب می کنیم:

آموزش فیلترگذاری در اکسل(Filter)
آموزش فیلترگذاری در اکسل(Filter)

حال با فعال کردن تیک کرایه تاکسی و کلیک برروی OK خروجی شما بصورت زیر و تفکیک شده خواهد بود:

آموزش فیلترگذاری در اکسل(Filter)
آموزش فیلترگذاری در اکسل(Filter)

همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید، جمع کرایه های تاکسی شما برابر با 285,000 ریال است.

حال اگر بخواهیم در یک بازه تاریخ عملیات تفکیک را انجام دهیم چه کاری باید انجام دهیم؟ به منظور اعمال فیلتر جدید شما می بایست فیلتر قبلی خود را ابتدا حذف و سپس فیلتر و تفکیک جدید را اعمال کنید.

نحوه حذف فیلتر از جداول اکسل

به منظور حذف فیلتر و اعمال فیلتر جدید می بایست ابتدا از سربرگ Data همانند تصویر زیر برروی Clear کلیک کنید:

نحوه حذف فیلتر از جداول اکسل
نحوه حذف فیلتر از جداول اکسل

خروجی شما پس از حذف فیلتر بصورت زیر خواهد بود:

نحوه حذف فیلتر از جداول اکسل
نحوه حذف فیلتر از جداول اکسل

همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید، خروجی ما به قبل از تفکیک داده ها برگشت.

حال قصد داریم رکوردهای ثبت شده در برنامه را بین دو بازه تاریخی فیلتر کنیم البته پیرامون موضوع فیلتر و تفکیک داده ها مفصل در پکیج صفر تا صد اکسل صحبت نمودیم.

بدین منظور می بایست از شروط ابزار فیلتر برای این تفکیک داده استفاده کنید که با کلیک کردن برروی Number Filters قابل مشاهده هستند:

نحوه حذف فیلتر از جداول اکسل
نحوه حذف فیلتر از جداول اکسل

همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید، از آنجایی که قصد داریم بین دو بازه تاریخی را تفکیک کنیم لذا گزینه Between همان شرط مدنظر ما خواهد بود که طبق تصویر زیر بازه تاریخی خود را لحاظ می کنیم:

نحوه حذف فیلتر از جداول اکسل
نحوه حذف فیلتر از جداول اکسل

با کلیک کردن برروی OK خروجی شما به تفکیک دو تاریخ ( 1 فروردین ماه الی 5 فروردین ماه) بصورت زیر خواهد بود:

نحوه حذف فیلتر از جداول اکسل
نحوه حذف فیلتر از جداول اکسل

همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید، با اعمال فیلتر رکوردهای ثبت شده در بازه تاریخی مشخص را توانستیم تفکیک و در پایان جمع آنها را نیز مشاهده کنیم.

امیدواریم پست آموزشی اکسل در حسابداری (قسمت ششم) مورد رضایت شما عزیزان قرار گرفته باشد لذا از شما خواهشمندیم نظرات خوب خود را پیرامون این قسمت از آموزش در قسمت نظرات برای ما ارسال نمایید. باتشکر

پیشنهاد ما به شما