اکسل در حسابداری (قسمت چهارم)

اکسل در حسابداری (قسمت چهارم)

وبسایت آموزشی اکسل

اکسل در حسابداری (قسمت چهارم)

با آموزش اکسل در حسابداری (قسمت چهارم) خدمت شما عزیزان و دنبال کنندگان محترم سایت آموزشی اکسل لرن هستیم. در این جلسه از آموزش قصد داریم به شما عزیزان در قالب برنامه حسابداری بیاموزیم که چطور از ورود داده های تکراری در اکسل جلوگیری کنید.

اجازه بدین یکبار دیگر پروژه برنامه حسابداری تحت اکسل را بررسی کنیم:

اکسل در حسابداری (قسمت چهارم)
اکسل در حسابداری (قسمت چهارم)

تا به اینجای پروژه ما یاد گرفتیم که چطور ساختار برنامه را ایجاد و ورود داده ها را متصل به لیست هایی کنیم که از قابلیت آپدیت اتوماتیک برخوردار هستند. حال در جلسه چهارم اکسل در حسابداری خواهید آموخت که چگونه از ورود داده های تکراری در سلول های اکسل جلوگیری کنید. با ما همراه باشین.

جلوگیری از ثبت داده های تکراری در اکسل

ابتدا از قسمت Name Box محدوده ای که با عنوان “عنوان تراکنش” تعریف نمودیم را انتخاب کنید:

جلوگیری از ثبت داده های تکراری در اکسل
جلوگیری از ثبت داده های تکراری در اکسل

حال از سربرگ Data برروی ابزار Data Validation همانند تصویر زیر کلیک کنید:

جلوگیری از ثبت داده های تکراری در اکسل
جلوگیری از ثبت داده های تکراری در اکسل

قسمت Custom را از بخش Allow انتخاب کنید و سپس همانند تصویر زیر فرمول COUNTIF را در آن درج کنید:

جلوگیری از ثبت داده های تکراری در اکسل
جلوگیری از ثبت داده های تکراری در اکسل

منظور از فرمول فوق که در بخش Custom ابزار Data Validation درج شده است، چیست؟

قبل از اینکه به سوال فوق پاسخ دهیم، ابتدا به ساختار(Syntax) تابع COUNTIF دقت کنید:

تابع COUNTIF وظیفه شمارش تعداد یک مقدار را در یک محدوده برعهده دارد. در ساختار فوق آرگومان range یعنی محدوده ای که قرار است مورد بررسی قرار گیرد که در این بخش ما محدوده عنوان_تراکنش را درنظر گرفتیم، حال آرگومان Criteria یعنی شرطی که قرار است در این محدوده مورد بررسی و شمارش قرار گیرد که ما در اینجا سلول H1 را به عنوان اولین سلول محدوده عنوان_تراکنش بود لحاظ کردیم. (دریافت مثال های بیشتر از کاربرد تابع COUNTIF در اکسل)

حال علت این که اولین سلول محدوده عنوان_تراکنش را به عنوان شرط انتخاب کردیم چه بود؟

دقت کنید، ابزار Data Validation به این گونه عمل می کند که شرط نوشته شده در قسمت Custom می بایست الزاما به اولین سلول محدوده انتخابی که اصطلاحا به آن سلول فعال نیز گفته می شود، اشاره شود تا آن شرط را به سایر سلول های محدوده تعمیم(گسترش) دهد.

پشت پرده ابزار Data Validation برای سایر سلول های محدوده عنوان_تراکنش چه اتفاقی خواهد افتاد؟

برای سلول H1 شرط زیر را به عنوان اولین سلول محدوده عنوان_تراکنش مورد بررسی قرار می دهد:

به عبارتی بررسی می کند که محتوای سلول H1 تنها یکبار در محدوده عنوان_تراکنش ثبت شده باشد، در غیراینصورت اجازه ثبت مجدد آن را به کاربر نخواهد داد.

برای سلول H2 شرط زیر را به عنوان دومین سلول محدوده عنوان_تراکنش مورد بررسی قرار می دهد:

به عبارتی بررسی می کند که محتوای سلول H2 تنها یکبار در محدوده عنوان_تراکنش ثبت شده باشد، در غیراینصورت اجازه ثبت مجدد آن را به کاربر نخواهد داد.

برای سلول H3 شرط زیر را به عنوان سومین سلول محدوده عنوان_تراکنش مورد بررسی قرار می دهد:

به عبارتی بررسی می کند که محتوای سلول H2 تنها یکبار در محدوده عنوان_تراکنش ثبت شده باشد، در غیراینصورت اجازه ثبت مجدد آن را به کاربر نخواهد داد.

برای سلول H3 شرط زیر را به عنوان چهارمین سلول محدوده عنوان_تراکنش مورد بررسی قرار می دهد:

به عبارتی بررسی می کند که محتوای سلول H3 تنها یکبار در محدوده عنوان_تراکنش ثبت شده باشد، در غیراینصورت اجازه ثبت مجدد آن را به کاربر نخواهد داد.

همانطور که در نمونه های فوق نیز مشاهده می کنید، به ترتیب یکایک سلول های محدوده عنوان_تراکنش از نظر بررسی تعداد وجود در تابع COUNTIF مورد بررسی قرار می گیرند و اگر تعداد آن غیر از یک عدد بود، اجازه ثبت به آن داده، نخواهد داده شد.

به عنوان مثال اگر عنوانی تکراری در محدوده عنوان_تراکنش درج گردد، کاربر با خطای زیر روبرو خواهد شد:

جلوگیری از ثبت داده های تکراری در اکسل
جلوگیری از ثبت داده های تکراری در اکسل

همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید، با ورود مجدد عنوان اجاره از درج آن جلوگیری خواهد شد.

البته می توانیم عنوان این پیغام را نیز مدیریت و شخصی سازی کنیم، تنها کافی است با انتخاب مجدد محدوده عنوان_تراکنش از Name Box و کلیک برروی ابزار Data Validation، سربرگ Error Alert را طبق سلیقه و نیاز خود تکمیل کنیم:

جلوگیری از ثبت داده های تکراری در اکسل
جلوگیری از ثبت داده های تکراری در اکسل

در صورت ورود مجدد عناوین تکراری با پیغام شخصی سازی شده همانند تصویر زیر روبرو خواهید شد:

جلوگیری از ثبت داده های تکراری در اکسل
جلوگیری از ثبت داده های تکراری در اکسل

حال همین عملیات و شرط را باید به ترتیب برای محدوده های پرداخت_کننده و دریافت_کننده نیز تکرار نمود تا از ورود داده های تکراری در این محدوده ها همانند عنوان_تراکنش جلوگیری گردد.

در پایان منتظر انتقادات و پیشنهادات شما عزیزان پیرامون پست آموزشی اکسل در حسابداری (قسمت چهارم) در قسمت نظرات هستیم.

پیشنهاد ما به شما