اکسل در حسابداری (قسمت پنجم)
با نام و یاد خداوند بخشنده و مهربان با یک جلسه دیگر از آموزش و کاربرد اکسل در حسابداری خدمت شما عزیزان و دنبال کنندگان محترم سایت آموزشی اکسل لرن هستیم. در این جلسه از اموزش قصد داریم به شما نحوه تعمیم و بسط دادن سلول های دارای لیست را بصورت اتوماتیک آموزش دهیم لذا خواهشمندم تا پایان این پست آموزشی بنده را همراهی کنید.
مروری کوتاه بر برنامه خود تا به اینجا داشته باشیم:
نکته ای که در این قسمت وجود دارد این است که ما تنها برای سطرهای دوم تا دهم پایگاه داده ی خود لیست های عنوان تراکنش، پرداخت کننده و دریافت کننده تعریف نمودیم که قطعا با ثبت رکورد جدید قادر به استفاده از این لیست ها نخواهیم بود:
راه حل این مشکل چیست؟ به منظور تعمیم(گسترش) اتوماتیک سلول های دارای لیست به سایر سلول های محدوده، می بایست پایگاه خود به جدول(Table) تبدیل کنیم.
آموزش ساخت جدول در اکسل
به دو روش می توانیم پایگاه داده خود را به جدول(Table) تبدیل کنیم:
- انتخاب محدوده پایگاه داده و کلیک برروی ابزار Table از سربرگ Insert (کلیدمیانبر CTRL + T)
- انتخاب یک سلول از محدوده پایگاه داده و کلیک برروی ابزار Table از سربرگ Insert (کلیدمیانبر CTRL + T)
خب کاملا مشخص است که روش دوم ساده تر خواهد بود زیرا نیاز به انتخاب کل محدوده پایگاه داده نداریم لذا همانند تصویر زیر ابتدا یک سلول را انتخاب و سپس کلیدمیانبر CTRL + T را فشار خواهیم داد. با Create Table همانند تصویر زیر روبرو خواهید شد:
همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید، با فعال بودن تیک My table has headers سطر اول محدوده پایگاه داده به عنوان سرتیتر و یا عناوین جدول شناسایی خواهند شد. با کلیک برروی OK خروجی شما بصورت زیر خواهد شد:
همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید، حال ما یک جدول(Table) خواهیم داشت که لیست های آن بصورت اتوماتیک بسط داده می شوند، البته سطر پایانی که یک سطر خالی است می بایست ابتدا حذف گردد زیرا این سطر باعث ایجاد فضای خالی بین سلول های دارای لیست و سلول جدید خواهد شد.
به منظور حذف کردن سطر می توانید همانند تصویر زیر آن را انتخاب کنید:
حال راست کلیک و سپس گزینه Table Rowsرا همانند تصویر زیر انتخاب کنید:
با انجام عملیات فوق، براحتی سطر خالی از جدول حذف خواهد شد. حال با انتخاب آخرین سلول جدول همانند تصویر زیر:
و زدن کلید TAB کیبورد براحتی یک سطر جدید به جدول اضافه خواهد شد که از لیست های تعریف شده پشتیبانی می کند:
همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید با ایجاد سطر جدید در جدول(Table) توسط کلید TAB، سلول های دارای لیست بصورت اتوماتیک بسط داده می شوند.
مزایای استفاده از جدول(Table) در اکسل
استفاده از جدول مزایایی دارد که در پست آموزشی “تا چه میزان با قابلیت های ابزار Table در نرم افزار اکسل آشنا هستید ؟ ” مورد اشاره قرار گرفته است. خلاصه این مطلب به شرح زیر می باشد:
- تشخیص و تبدیل سریع محدوده به جدول تنها با کلیدمیانبر Ctrl + T
- اضافه کردن ردیف محاسباتی همراه با پرکاربردترین توابع توسط کلید میانبر Ctrl + Shift + T
- متمایز کردن سطر و ستون ها ، استفاده از استایل های متفاوت تنها با چندین کلیک ساده
- دسترسی سریع به ابزارهای پرکاربرد امثال PivotTable , Remove Duplicates و Slicer
- اضافه شدن سطر و ستون به محدوده Table بصورت اتوماتیک
- بسط دادن فرمول های مورد استفاده بصورت اتوماتیک به سایر سلول های جدول
- دسترسی سریع به سایر جداول
در پایان امیدواریم پست آموزشی اکسل در حسابداری (قسمت پنجم) مورد رضایت شما عزیزان و سرواران گرامی قرار گرفته باشد لذا در صورت وجود هرگونه انتقاد و پیشنهاد می توانید آن را در قسمت نظرات پست برای ما ارسال نمایید. با تشکر
