ایجاد لیست کشویی پویا در اکسل

لیست کشویی پویا در اکسل یکی از قابلیت‌های کاربردی برای مدیریت و کنترل ورود اطلاعات در فایل‌های اکسل است که به کاربران اجازه می‌دهد گزینه‌های یک لیست را به‌صورت خودکار و با تغییر منبع داده‌ها به‌روزرسانی کنند. در این آموزش قصد داریم نحوه ایجاد لیست کشویی پویا در اکسل (Dynamic Drop Down List) را با استفاده از روش‌های مختلف مانند جدول‌های اکسل، نام‌گذاری محدوده‌ها و توابع جدید اکسل بررسی کنیم تا بتوانید فرم‌ها و فایل‌های مدیریتی حرفه‌ای‌تری طراحی کنید. این آموزش توسط سایت آموزشی اکسل لرن تهیه شده و مناسب افرادی است که به دنبال یادگیری کاربردی اکسل و افزایش مهارت‌های خود در مدیریت داده‌ها هستند.

کاربرد ابزار Data Validation در اکسل چیست؟

همان‌طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، ابزار Data Validation در اکسل در سربرگ Data و در گروه ابزارهای Data Tools قرار دارد. این ابزار یکی از قابلیت‌های کاربردی اکسل برای کنترل ورود اطلاعات، ایجاد لیست‌های کشویی و اعتبارسنجی داده‌ها است.

کاربرد ابزار Data Validation در اکسل چیست؟وظیفه اصلی آن (Data Validation) صحت سنجی داده ها هنگام ورود و درج در سلول های صفحه گسترده اکسل است.

ایجاد لیست کشویی در اکسل

با توجه به تعریفی که در قسمت فوق ارائه گردید، وظیفه ابزار Data Validation صحت سنجی داده ها هنگام ورود و درج در سلول های صفحه گسترده اکسل خواهد بود. ما می توانیم با استفاده از این ابزار، ورود اطلاعات را محدود به یک لیست از قبل تعریف شده و یا به اصطلاح لیست کشویی، محدود کنیم تا اشتباه کاربری را به حداقل برسانیم.

بدین منظور ابتدا محدوده مدنظر خود را همانند تصویر زیر انتخاب کنید:

سپس از سربرگ Data و گروه ابزار Data Tools، برروی ابزار Data Validation کلیک کنید. پنجره Data Validation را همانند تصویر زیر مشاهده خواهید نمود:

پنجره Data Validation بصورت پیش فرض برروی Any value قرار گرفته است که شما می توانید نوع صحت سنجی را برروی لیست(List) همانند تصویر زیر تنظیم کنید:

حال مقادیری که نیاز به وجود آنان در این لیست را دارید، در قسمت Source تعریف کنید:

در پایان با کلیک برروی OK لیست شما برای هریک از سلول های محدوده بصورت زیر خواهد بود:

همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید، ورود اطلاعات محدود به یک لیست در صفحه گسترده اکسل گردید. حال اگر مقادیر لیست شما از تعداد آیتم های بیشتری تشکیل شده است، می توانید داده های موجود در لیست را محدوده به سلول های اکسل نمایید:

تا به اینجای کار آموختیم که چگونه یک لیست کشویی ساده داشته باشیم. در ادامه نحوه ایجاد لیست کشویی پویا را با یکدیگر بررسی خواهیم کرد.

ایجاد لیست کشویی در اکسل با آپدیت اتوماتیک

ضعف لیست کشویی ثابت در اکسل این است که اگر داده های شما افزایش یابد، لیست شما قابل بروزرسانی و یا به عبارتی از داده های جدید در لیست پشتیبانی نمی کند. این مشکل را می توان با استفاده از ابزار جدول (Table) رفع نمود البته اگر با مزایای استفاده از جدول در اکسل آشنا نیستین پیشنهاد می کنیم ابتدا مقاله آموزشی تا چه میزان با قابلیت های ابزار Table در نرم افزار اکسل آشنا هستید؟ را یکبار مطالعه کنید.

به محدوده داده هایی که در ادامه آورده شده است دقت کنید:

در ادامه محدوده فوق را با زدن کلیدمیانبر CTRL + T تبدیل به یک جدول خواهیم نمود:

با کلیک برروی OK محدوده تعیین شده به یک جدول(Table) تبدیل خواهد شد:

همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید، جدول ما بدرستی ایجاد گردید.حال با انتخاب محدوده داده های این جدول همانند تصویری که در ادامه آورده شده است:

از قسمت Name Box یک عنوانی را به این جدول اختصاص می دهیم، به عنوان مثال MyData:

حال با انتخاب محدوده ای دلخواه، مجدد ابزار Data Validation از سربرگ Data و گروه ابزار Data Tools را فراخوانی و محتوای لیست را از نام تعیین شده فراخوانی می کنیم:

در پایان با کلیک برروی OK خروجی شما بصورت زیر خواهد بود:

از مزایای این لیست کشویی می توان به پویا بودن آن اشاره نمود، به عنوان مثال یک آیتمی را به جدول اولیه اضافه کنید:

همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید، مقدار جدید بصورت اتوماتیک به لیست ما اضافه گردید درحالیکه در لیست کشویی ساده این اتفاق نخواهد افتاد.

در ادامه اگر علاقه مند به یادگیری ابزار Data Validation در اکسل بصورت کامل هستید، این ویدیو آموزشی که در ادامه آورده شده است را با دقت مشاهده کنید:

امیدواریم آموزش ایجاد لیست کشویی پویا در اکسل برای شما مفید بوده باشد و بتوانید از این قابلیت کاربردی برای طراحی فایل‌های حرفه‌ای‌تر، مدیریت بهتر اطلاعات و کنترل ورود داده‌ها در اکسل استفاده کنید. همچنین اگر قصد دارید لیست‌هایی ایجاد کنید که گزینه‌های آن‌ها بر اساس انتخاب کاربر تغییر کند، پیشنهاد می‌کنیم مقاله ایجاد لیست کشویی وابسته در اکسل را نیز مطالعه کنید تا با نحوه طراحی لیست‌های چندمرحله‌ای و هوشمند در اکسل آشنا شوید.

در صورتی که سوال، پیشنهاد یا انتقادی درباره این آموزش دارید، خوشحال می‌شویم آن را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن پاسخگوی شما عزیزان باشیم.