ذخیره‌سازی نامه‌های اداری در ورد
سلام به همه دانشجویان و علاقه‌مندان عزیز. در این مقاله کوتاه آموزشی، به شیوه ذخیره‌سازی نامه‌های اداری در ورد خواهیم پرداخت. به طور کلی، یکی از اشتباهات رایج در بسیاری از شرکت‌ها این است که برای هر نامه اداری، یک الگوی مجزا تعریف و آن را با نامی مرتبط ذخیره می‌کنند:
درحالیکه بهتر است که تمام این الگوها را در یک فایل Word تجمیع کنند، تا نیاز به ذخیره کردن هر یک از آنها به عنوان یک سند Word جداگانه نباشد. در ادامه، به روشی می‌پردازیم که این امکان را برای شما فراهم می‌کند.
ابتدا با فشردن کلید Ctrl + A هریک از الگوهای خود را انتخاب کنید:
سپس مسیر زیر را طی کنید:
|
1 |
Insert Tab > Text (Group) > Quick Parts > AutoText |
و برروی Save Selection to AutoText Gallery کلیک کنید:
در ادامه الگوی انتخابی را با یک نام دلخواه (مثلا الگوی1) ذخیره کنید:
نکته: لطفاً توجه داشته باشید که بین نام انتخابی خود فاصله نگذارید. به همین دلیل پیشنهاد می‌شود که برای هر یک از نامه‌های اداری، یک شماره منحصر به فرد تعریف کنید. به عنوان مثال، الگوی 1 به نامه “درخواست مرخصی” اختصاص دارد.
در نهایت، برای استفاده از الگوی ذخیره شده، کافی است فقط نام آن را درج کنید:
و در انتها با فشار دادن کلید Enter از صفحه کلید، آن را به سرعت فراخوانی کنید:
تذکر: دانشجویان عزیز، لازم به ذکر است که با این روش، الگوهای ذخیره شده شما ممکن است پس از تعویض ویندوز یا حذف برنامه آفیس، از بین بروند. لطفا احتیاط کنید.
در نهایت، امیدواریم که مقاله در مورد نحوه ذخیره‌سازی نامه‌های اداری در Word، برای علاقه‌مندان به یادگیری برنامه ورد، جذاب و مفید باشد. با ما همراه باشید تا اطلاعات بیشتری برای شما به اشتراک بگذاریم.
